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Déclaration relative à la protection des données à caractère personnel

 

I. Introduction

La Ville de Huy est attachée au respect de la vie privée.

Notre politique en matière de protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère se fonde sur le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (aussi connu sous l’acronyme RGPD).

II. À quelles fins recueillons-nous, traitons-nous et conservons-nous vos données à caractère personnel?

Les données à caractère personnel vous concernant sont recueillies afin:

  • de vous permettre de fournir les informations requises pour l’exécution du traitement de vos démarches administratives via le E-guichet;

  • de vous permettre de fournir les informations requises pour votre inscription au compte citoyen. Ce dernier permet de proposer du contenu sur le site de la commune (fiche annuaire, événement,...);

  • de vous permettre de de recevoir notre Newsletter après vous y être inscrit.

  • de vous permettre de faire une demande via un formulaire.

Les données seront également exploitées afin de réaliser des statistiques anonymes concernant l'utilisation du site.

Ces données sont traitées conformément à la politique décrite dans le règlement RGPD susmentionné.

Elles ne seront traitées que par le personnel du service responsable du site web (informatique, communication) de l’administration communale et les sous-traitants de celui-ci, aux seules fins décrites ci-dessus et afin d'améliorer le service.

III. Qui est le «responsable du traitement des données»?

Le responsable du traitement des données est la Ville de Huy.

Si vous avez des questions concernant le traitement de votre courrier électronique et des données à caractère personnel qui y sont liées, vous pouvez les envoyer à l'adresse de notre DPO/DPD (Data Privacy Officer/Délégué à la Protection des Données) suivante : ZHBvQGh1eS5iZQ==

Ou par courrier postal :
Ville de Huy, à l’attention du DPO
1, Grand Place
4500 Huy.

IV. Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons?

  • aux fins de personnalisation de l'accès au système (enregistrement) et de fourniture d'informations, nous conservons les données suivantes: nom, prénom, adresse électronique, adresse postale, coordonnées de géolocalisation, photo de profil, identifiant, mot de passe, date de naissance, numéro de registre national telles que fournies par vos soins,

  • aux fins d'information et d'assistance: les courriels stockés dans les boîtes fonctionnelles auxquelles les questions sont adressées peuvent contenir, outre l'adresse électronique de l'expéditeur, les nom et prénom de celui-ci, l’adresse email;

V. À qui vos données sont-elles communiquées?

Les données recueillies à votre sujet sont traitées de manière confidentielle et utilisées seulement par les services de la Ville de Huy et ses sous-traitants responsables:

  • pour la personnalisation de l'accès au système (l'équipe informatique de la Ville de Huy);

  • pour les demandes adressées aux services communaux (le service concerné et les éventuels sous-traitant de la Ville de Huy liés à votre demande).

  • pour la maintenance et le support de l'application et de l’infrastructure qui l’héberge, iMio ;

Les données recueillies seront enregistrées:

  • dans la base de données d’enregistrement hébergée par l’administration communale ou son sous-traitant;

  • dans les boîtes aux lettres électroniques de premier niveau des services concernés de l’administration communale.

Les données collectées et traitées sont gérées par le service responsable de l’administration communale.

Aucune donnée à caractère personnel n'est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires mentionnés ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d'une mission de contrôle ou d'inspection en application du droit belge, tel qu'un juge d'instruction.

L’administration communale ne divulguera pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct.

VI. Combien de temps vos données sont-elles conservées?

La Ville conserve vos données personnelles :

  • conformément aux dispositions légales applicables ;

  • lorsqu’il n’existe pas de disposition légale prévoyant une durée de conservation des données, aussi longtemps que nécessaire pour l’exécution du traitement concerné (ces délais étant prolongés de la durée de prescription légale).

VII. Comment consulter vos données, en vérifier l'exactitude et, au besoin, les corriger?

Vous avez le droit de demander à tout moment une copie de vos données à caractère personnel pour vérifier l'exactitude des informations qui sont conservées et/ou pour les corriger ou les mettre à jour. Vous pouvez aussi demander que vos données à caractère personnel soient totalement effacées si aucune demande de votre part n'est en cours de traitement.

Si vous supprimez votre enregistrement dans l’E-guichet, la newsletter, le compte citoyen, etc, vos données seront également supprimées des applications concernées.

Pour garantir le respect de votre vie privée et assurer votre sécurité, nous prendrons les mesures nécessaires pour vérifier votre identité avant de vous permettre de consulter, et éventuellement de corriger, des données.

Veuillez envoyer vos demandes à l’adresse électronique suivante: : ZHBvQGh1eS5iZQ== .

VIII. Quels sont les moyens que nous mettons en œuvre pour éviter tout abus ou accès non autorisé?

La Ville de Huy a mis en place un certain nombre de procédures (matérielles, électroniques et administratives), qu'elle réévalue et actualise régulièrement, afin de protéger ces données contre tout accès non autorisé, d’en assurer la sécurité et de garantir l’utilisation correcte des informations recueillies en vue de réaliser le traitement concerné.

Vos données sont conservées sur le serveur de notre sous-traitant avant d'être traitées.

Les sous-traitants extérieurs ont signé un contrat avec la Ville de Huy en vertu duquel il sont légalement tenus de respecter la législation applicable en matière de protection et de traitement des données à caractère personnel, et plus précisément le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (aussi connu sous l’acronyme RGPD) .

Le personnel de la Ville de Huy qui a accès à des informations permettant d'identifier des personnes est tenu de protéger ces informations conformément à la présente déclaration relative à la protection des données à caractère personnel, et notamment en s'abstenant d'utiliser ces informations à des fins autres que la prestation des services qu'il est censé assurer.

Des fonctionnaires désignés par la Ville de Huy peuvent accéder aux données au moyen de leur identifiant et de leur mot de passe personnel. Seuls ces fonctionnaires autorisés ont accès aux données (en utilisant un système spécifique).

IX. Quels sont vos droits ?

Dans ses articles 12 à 22, le RGPD garantit différents droits aux personnes concernées.
Néanmoins, certains de ces droits sont soumis à des conditions légales. Ils pourront être exercés aux conditions prévues par la réglementation et sous réserve de ne pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers (secret professionnel, vie privée, etc.).

En tant que personne concernée, vous avez notamment les droits suivants pour les données à caractère personnel vous concernant faisant l’objet d’un traitement par la Ville de Huy:

Droit à l’information : conformément au principe de transparence du RGPD, vous avez le droit à une information claire sur les données vous concernant conservées et traitées par la Ville de Huy;

Droit d’accès aux données à caractère personnel : vous pouvez introduire une demande d’accès et disposer de cette manière, gratuitement, d’une copie renseignant toutes les données dont la Ville de Huy dispose à votre sujet ;

Droit de rectification : vous avez le droit de demander la rectification de toute donnée inexacte et d’obtenir que les données incomplètes soient complétées ;

Droit à l’effacement : dans certain cas, vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel. La personne concernée ne peut, en effet, exercer ce droit, sous condition, que lorsque :

  • les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires à la réalisation de la finalité poursuivie ;

  • les données à caractère personnel sont traitées de manière illicite ;

  • les données à caractère personnel doivent être effacées en raison d'une obligation légale ;

  • la personne concernée retire son consentement ;

Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander à la Ville de Huy de limiter l’utilisation de vos données personnelles. Il s’agit d’une alternative au droit à l’effacement. Dans ce cas, la limitation du traitement implique que la Ville de Huy peut  uniquement conserver les données et les traiter avec le consentement spécifique de la personne concernée, pour la constatation ou la défense de droits en justice, pour la protection des droits d'une autre personne ou encore pour des motifs importants d'intérêt public.

Droit au retrait du consentement : pour autant que le traitement soit effectué sur base de votre consentement, vous avez le droit de retirer celui-ci à tout moment, sans que cela porte atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci ;

Droit à la portabilité de données : si le traitement est automatisé et que les données aient été fournies par vos soins sur base du consentement ou pour l’exécution d’un contrat, vous avez le droit de demander à récupérer ces données pour un usage personnel ou pour les transmettre à un tiers de votre choix, dans un format lisible par une machine, à condition que cela soit techniquement possible. 

Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer, à tout moment, au traitement des données personnelles collectées sur la base de l’intérêt légitime ou de l’exécution d’une tâche d’intérêt public ou relevant de l’exercice d’une autorité publique. La Ville de Huy peut toutefois poursuivre le traitement lorsqu'elle démontre qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts de la personne concernée ou qui ont un lien avec la constatation ou la défense de droits en justice.

En fournissant vous-même vos données à caractère personnel à la Ville de Huy, vous exercez un contrôle sur celles-ci. Si certaines informations s’avèrent fausses ou incomplètes, nous nous réservons le droit de refuser, temporairement ou définitivement, certaines opérations prévues.

Pour toute question concernant vos droits, n’hésitez pas à contacter la direction générale en précisant explicitement votre demande. 

VIII. Comment pouvez-vous exercer vos droits ?

Pour toute autre question concernant le traitement de vos données à caractère personnel ou pour l’exercice de vos droits vous pouvez également vous adresser au DPO :

  • Par E-mail à l’adresse suivante : ZHBvQGh1eS5iZQ==

  • Ou par envoi postal à : Ville de Huy - Grand Place, 1 - 4500 Huy

Si vous estimez que la Ville de Huy n’a pas protégé et/ou traité vos données à caractère personnel conformément aux réglementations en vigueur, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.

Autorité de protection des données (APD)
Rue de la Presse, 35 - 1000 BRUXELLES
Téléphone : 02/274.48.00
E-mail : Y29udGFjdEBhcGQtZ2JhLmJl
Site web : https://www.autoriteprotectiondonnees.be